Palazzo Pirelli e la sua biblioteca: un patrimonio immenso

Antonella Agosti, dellUnità operativa Ricerche bibliografiche, ha illustrato la realtà lombarda.

 

La BCRL, da sempre orientata come servizio interno al Consiglio regionale (consiglieri e personale), dopo essere stata collocata in varie sedi, dal 2011 è nella sede consiliare al Grattacielo Pirelli: dal 2012 ha aperto i suoi servizi alla Giunta, al sistema regionale e al pubblico esterno specializzato soprattutto studenti universitari perché è nata l'esigenza di  valorizzare un patrimonio e metterlo a disposizione anche dei cittadini. E' entrata nelle community delle reti delle biblioteche nazionali e internazionali, ha avviato collaborazioni con EupolisLombardia, l'istituto regionale di ricerca e da due anni  collabora con loro  e con ARPA per organizzare seminari di ricerca documentale  per tirocinanti borsiati e dottorandi.

Con la Biblioteca Rostoni dell'Università Liuc di Castellanza e in particolare con la dott.a Laura Ballestra da 3 anni vengono organizzate le lezioni di ricerca documentale destinate a studenti delle superiori, per la preparazione delle tesine della maturità.

L'ente è a forte vocazione interna (75% dell'utenza è interna): di questo 75%  il 15% sono consiglieri.
 

Il Consiglio Regionale della Lombardia, per svolgere i propri compiti (legislativi, di indirizzo politico e di programmazione), si è dotato di una biblioteca fin dall’inizio della sua attività. Già nel 1972 la biblioteca disponeva di un fondo costituito da 937 volumi. La caratterizzazione iniziale di questo patrimonio era fortemente tecnica e comprendeva quasi esclusivamente testi di natura giuridico-amministrativa. 

La struttura in questa prima fase ha avuto principalmente la funzione di centro di documentazione fortemente orientato all’interno. La sua attività esterna era soprattutto rivolta a fornire ai cittadini, che ne facevano richiesta, gli atti regionali e statali (leggi, atti parlamentari, GU, GUCE, BUR, ecc). Per motivi di studio era prevista l’apertura a tutti i cittadini su appuntamento. Questa modalità organizzativa perdurerà negli anni anche se a partire dal 2000 si sono fatti passi verso una maggiore apertura al pubblico.

In questi 45 anni di attività il patrimonio è cresciuto ed ha largamente superato i 30.000 volumi garantendo, oltre all’implementazione costante della parte giuridica, una maggior copertura di materie, ampliando ad esempio le proprie sezioni che riguardano la politica, i più significativi fenomeni sociologici che attraversano la società, ecc. e costituendo un fondo delle pubblicazioni regionali.

Nel contempo anche la biblioteca consiliare è stata investita dai cambiamenti che hanno riguardato sia l’Ente Regione sia le condizioni oggettive esterne che hanno radicalmente trasformato le modalità di fruizione del sapere, i mezzi e i modi della sua diffusione, le novità tecnologiche che lo veicolano ed ha quindi dovuto ridefinire i contenuti e adeguare i propri mezzi alla nuova realtà che andava delineandosi (risale ormai al 2006 la pubblicazione del catalogo online). Il progredire dei mezzi tecnici ha fatto venir meno tra l’altro la funzione di divulgazione della documentazione di fonte regionale e parlamentare resa disponibile liberamente in rete. 

L’orizzonte regolamentare, in cui oggi si muove la biblioteca del Consiglio regionale è costituto da:

• Il regolamento della biblioteca, approvato con deliberazione dell'Ufficio di Presidenza n. 53 del 5 marzo 2012

• la carta dei servizi, approvata con decreto del Segretario generale n. 180 del 22 marzo 2012

• le linee guida per l’incremento, aggiornamento e revisione del patrimonio documentale della biblioteca consiliare approvate con decreto della Segreteria generale n. 775 del 04/12/2012

In questo nuovo contesto si è proceduto ad una razionalizzazione dei servizi e ad offrire una maggiore possibilità di fruizione del patrimonio disponibile ammettendo al prestito i colleghi della Giunta regionale e del SIREG (enti dipendenti, aziende, agenzie ed altri organismi istituiti e ordinati con legge regionale e sottoposti al controllo e alla vigilanza della Regione), allargando le possibilità di prestito interbibliotecario, rinnovando l’adesione ad ACNP, aderendo ad ESSPER. Nel contempo è stata istituzionalizzata e rafforzata la collaborazione e l’interscambio con le altre biblioteche operanti nel SIREG (soprattutto quella di Éupolis Lombardia e di ARPA) attraverso un’integrazione del patrimonio e l’iniziativa congiunta di corsi formativi di ricerca documentale rivolti agli utenti.

Naturalmente l’inserimento in queste reti consente l’arricchimento dell’offerta documentale, rendendo possibile, attraverso l’interscambio gratuito l’accesso, per l’uso del proprio Ente, a documentazione che non si possiede con evidente beneficio per i soggetti coinvolti.

Grazie alla proficua integrazione con le professionalità operanti sul territorio nel 2013 ha preso il via il progetto, che prosegue tutt’ora, per lo svolgimento di lezioni di ricerca documentale rivolte agli studenti delle classi IV e V delle scuole superiori, in collaborazione con la biblioteca Mario Rostoni di LIUC Università Cattaneo di Castellanza, che vede la biblioteca come parte attiva nella promozione dell’educazione alla ricerca e all’approfondimento.

Resta comunque ancora molto viva quella che è stata sin dall’inizio la natura della struttura e che la caratterizza ancor oggi definendone la mission principale di centro di documentazione a supporto dell’attività interna dell’Ente se pensiamo che l’art 1. del regolamento al punto 1. indica, come prima, tra le finalità della biblioteca quella di “fornire il supporto informativo e documentale per l’esercizio delle funzioni dei Consiglieri regionali, singoli o associati, e per lo svolgimento delle attività delle strutture amministrative del Consiglio regionale” e che sul sito internet alla voce “Missione” appare “La funzione principale della Biblioteca è quella di fornire gli strumenti bibliografici e documentali utili all'esercizio del mandato dei Consiglieri regionali, singoli o associati ed allo svolgimento delle attività delle strutture amministrative del Consiglio regionale.” La situazione è evidente se si osservano i profili degli accessi. Analizzando ad esempio i dati 2016, ad oggi il 75 % è costituito da utenti interni all’ente Consiglio regionale (85% struttura tecnica, 15% strutture politiche), il 9% dagli utenti di Giunta e SIREG (il dato non ricomprende gli interscambi tra le relative biblioteche ma solo i servizi ai singoli utenti) e il 16% dagli utenti esterni nel loro complesso.

• Servizio di reference – Risponde alle richieste degli utenti (sia interni che esterni) con tempi graduati rispetto alla complessità che presuppone una adeguata ed esauriente risposta. In questo caso l’attività di ricerca risponde ad una precisa sollecitazione dell’utente.

• Pubblicazioni – Strumento classico di comunicazione della biblioteca, tutte disponibili sulle pagine internet della biblioteca, si articolano in:

• Novità editoriali – Foglio informativo che propone le più importanti acquisizioni monografiche, corredato dalla segnalazione di articoli di particolare attualità trattati dai periodici cui la biblioteca è abbonata.

• Biblio.doc – Strumento informativo che ha l’obiettivo di offrire una selezione di materiali per l’approfondimento di tematiche di rilevante interesse istituzionale oggetto dei lavori consiliari.

• Focus – Pubblicazione periodica che segnala l'uscita di rapporti e studi di particolare rilevanza su temi di attualità.

• Divulgazione di indici di riviste – Attività svolta in base alle richieste delle strutture che, dopo aver selezionato le testate di interesse, richiedono l’invio in forma continuativa degli indici sui quali poi effettuano la scelta della documentazione da riacquisire.

• Monitoraggio costante di temi di rilievo istituzionale – Attività svolta a seguito dell’indicazione delle strutture interessate che comporta la regolare segnalazione di tutte le novità in uscita, sul tema indicato, ai componenti dei gruppi di lavoro di volta in volta coinvolti. A titolo di esempio nell’ultimo anno questa attività ha riguardato in modo costante: 

• riforma costituzionale, con particolare riguardo alla riforma del Senato e al nuovo assetto delle regioni,

• città metropolitane, province, comuni ed unione di comuni, 

• trasparenza, anticorruzione, privacy, diritto di accesso

• Segnalazioni su iniziativa ed a cura della biblioteca su temi di interesse delle Commissioni e delle strutture consiliari – Dopo aver selezionato le fonti da monitorare la biblioteca provvede ad individuare le notizie da segnalare alle strutture competenti e alle Commissioni consiliari e procede all’invio della comunicazione. La struttura ricevente, se ritiene che il materiale sia utile e di interesse, richiede che le venga messo a disposizione. 

Nell’ambito del Piano performance per il 2016 viene data una maggiore istituzionalizzazione al ruolo di supporto documentale della biblioteca che viene inserita esplicitamente nell’istruttoria legislativa: il Piano, fissando procedura e tempi, prevede infatti che durante i lavori le commissioni consiliari possano richiedere documentazione utile al fine di approfondire alcuni temi trattati.

Per un Consiglio più efficiente e performante: standardizzazione – mediante un “cronoprogramma” – dei tempi e dei modi di realizzazione della istruttoria su progetti di legge in relazione agli aspetti di natura tecnico-procedimentale

(Estratto dal documento per l’attuazione)

“Occorre infine fare menzione di altre strutture – l’Ufficio analisi delle leggi e delle politiche regionali e l’Ufficio biblioteca – che offrono apporti non obbligatori, ma di rilievo per i processi decisionali.

Tali contributi sono su internet, a disposizione dei consiglieri, fruibili anche con la semplice consultazione del sito. Si tratta di apporti eventuali, a volte spontanei a volte a richiesta, che attualmente non fanno parte della documentazione fornita ai consiglieri a corredo dell’istruttoria dei provvedimenti e che richiedono comunque tempi di elaborazione (di regola cinque giorni lavorativi).

Considerando la finalità dell’obiettivo, di standardizzare, mediante crono programma, tempi e modi di svolgimento dell’istruttoria legislativa, individuate come sopra illustrato le fasi fondamentali dell’iter legislativo, si indicano le attività poste in essere dalle strutture tecniche, prevedendo modalità di coordinamento con le strutture – Ufficio analisi e Ufficio biblioteca – che attualmente non sono di norma coinvolte nell’iter istruttorio.

In base anche alla calendarizzazione dei lavori dell’Aula, la Commissione definisce il proprio programma di lavoro e ne informa subito l’Ufficio analisi delle leggi e delle politiche regionali e l’Ufficio biblioteca (assicurando i tempi minimi di elaborazione); informa eventualmente anche CPCV, CAL e CPO.

Tre giorni prima della prima seduta di trattazione del pdl, perviene ai componenti della Commissione la documentazione utile per una migliore conoscenza del testo.

L’Ufficio analisi e l’Ufficio Biblioteca segnalano alla Commissione la documentazione esistente e recente ritenuta utile in relazione all’oggetto del pdl (ricerche, policy paper, missioni valutative; documentazione).”

Il piano dunque riconosce e sistematizza il ruolo della biblioteca come centro di documentazione interno a supporto dell’attività consiliare nello svolgimento della sua attività più qualificante riconoscendo l’importanza di poter disporre, in fase istruttoria, di documentazione adeguata, qualificata e approfondita al fine di meglio operare.

Per svolgere efficacemente l’attività di supporto importanza determinante assumono le fonti cui attingere notizie e documenti e dunque rilevante è la qualità del lavoro di selezione delle stesse. A questo scopo oltre alle acquisizioni di monografie e agli abbonamenti annui a periodici la biblioteca utilizza banche dati e siti specialistici in parte a pagamento e in parte a libero accesso (ma ad alta qualificazione), vagliando quotidianamente newsletter e segnalazioni di novità. Sulle pagine del sito dedicate alla biblioteca sono disponibili oltre al catalogo online, una guida alle banche dati utilizzate dalla biblioteca (con una piccola illustrazione dei contenuti per ognuna) e il catalogo dei periodici correnti.

Sempre nel piano performance 2016 viene dato ulteriore impulso alla collaborazione, ormai avviata da qualche anno, tra biblioteche e centri di documentazione appartenenti al SIREG Lombardia.

Integrazione dei servizi di documentazione dell’amministrazione regionale: definizione di sinergie tra la biblioteca del Consiglio regionale e le biblioteche del SIREG.

Questo, che si inserisce in un ottica più vasta di valorizzazione del patrimonio documentale regionale, consentirà di coordinare, diversificare, rendere più efficienti e ampliare le risorse documentali disponibili garantendo una migliore circolazione, integrazione e tempestività delle informazioni e di utilizzare tutte le potenzialità, combinandole, per ottimizzare tempi e competenze per fornire risposte adeguate a domande di ricerca che, in organizzazioni come la nostra, sono di norma complesse e richiedono, per essere soddisfatte, un approccio multidisciplinare.